Jan van den Dungen is projectleider IT bij de GGD Brabant-Zuidoost. Binnen de GGD bestond al jaren de wens voor één uniform toegangscontrolesysteem: van een sleutelbos met meer dan tien tags naar toegang tot alle GGD-locaties met één pasje. Geen gemakkelijke opgave wanneer je het hebt over bijna 50 locaties, verschillende soorten gebouwen en tal van variaties aan hangen sluitwerk. Samen met Bizob concerninkoper Thea Eikelhof zette hij zijn tanden in dit project en hielden ze elkaar scherp op de juiste inkoopstrategie. Dat resulteerde tot de keuze voor één leverancier die aan alle eisen voldeed. Inmiddels is de GGD al volop bezig met het implementeren van het nieuwe fysieke toegangscontrolesysteem.
Jan: “Met mijn opdrachtgever kwamen we er al vrij snel achter dat dit project over de inkoopgrens ging, dus dat het een Europees aanbestedingstraject zou worden. Ik had daar zelf nog helemaal geen ervaring mee, maar Bizob uiteraard wel. Dus zo werd ik aan Thea gekoppeld.”
Van analyse tot keuze
“We beginnen altijd met het in kaart brengen van de huidige situatie”, vult Thea aan. “Welke aanbieder zit er nu en hoe functioneert dat? En we houden marktonderzoek. Hierbij kijk je naar allerlei aspecten zoals het budget en andere eisen. Zo vond de GGD het belangrijk dat de toegangspas ook meteen dient als identificatiemiddel en dat gegevens zonder lokale hardware kunnen worden opgeslagen. Met al die
informatie maak je keuzes. Hier kwamen een aantal partijen uit die voldeden aan de gestelde voorwaarden.”
“Ja, een harde eis was dat alles cloud based kon, dus digitaal opslaan”, vertelt Jan. “Daarnaast was de mate van ontzorging een belangrijke factor. Binnen de GGD willen we zo min mogelijk beheer binnen de muren. Uiteindelijk bleven drie partijen over en hebben we gekozen voor de partij met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.”
“Dankzij de inkoopbegeleiding van Bizob hadden we de zekerheid
dat we zouden voldoen aan alle -voor de GGD onbekende- regels rondom aanbesteden.”
Jan van den Dungen
Jan van den Dungen, projectleider IT GGD BZO (links)
Thea Eikelhof, concerninkoper Bizob (rechts)
Groeien door uitdagingen
Thea: “Elke opdracht is weer anders. Ik vind het leuk om nieuwe dingen te leren en hier had Bizob nog niet veel ervaring in opgedaan. Vanwege de complexiteit was dit voor mij een traject waar ik mijn hart aan kon ophalen.” Jan knikt instemmend: “Ook voor mij bevatte dit traject zeker uitdagingen. Ik blijf tenslotte techneut hè. Schrijven en documenteren zijn niet mijn grootste hobby’s. Gelukkig hielp Thea me hierin
op weg. Die samenwerking heeft ons gebracht waar we nu staan.”
“Soms is het best lastig om over te brengen waarom dingen moeten”, verduidelijkt Thea. “Als je thuis iets duurs gaat kopen, vraag je geen 20 offertes op. Omdat we met publiek geld te maken hebben, ligt dat anders. Je zult moeten verantwoorden waarom je keuzes maakt. Dan volstaat het niet als je alleen maar komt met het argument dat je iets gewoon mooi vindt. Ik probeer onze partners daar zo goed mogelijk in mee te nemen.
Onderweg naar een succesvolle implementatie
Jan: “Het hele traject startte begin 2023 en inmiddels zijn we druk bezig met implementeren. De verwachting is dat het project rond de zomer van 2024 is afgerond. Met het invoeren van het nieuwe systeem zullen ongetwijfeld nog meer onvoorziene dingen op mijn pad komen, maar ik heb er alle vertrouwen in dat we over een paar maanden met een prachtig toegangscontrolesysteem werken. Ik ben blij met het mooie resultaat dat we nu al samen hebben neergezet.”
Dit artikel is één van de acht verhalen uit het sociaal jaarverslag 2023 van Bizob: 20 jaar inkoopsamenwerking