Om mensen te ontvangen, te kunnen werken, overleggen en zaken op te bergen kan geen enkel bedrijf zonder kantoormeubilair. Bizob zag een kans voor een Joint Procurement. 14 Organisaties toonden interesse in een gezamenlijke aanbesteding voor de aanschaf, onderhoud en het terugnemen van kantoormeubilair.
Waarom een gezamenlijke aanpak?
Voorafgaand aan de aanbesteding werden kleine bestellingen bij een
willekeurige leverancier afgenomen en grotere opdrachten per opdracht
aanbesteed. Deze werkwijze kost veel tijd en er wordt minimaal
inkoopvoordeel behaald. Het bundelen van de inkoop en expertise in een
gezamenlijk traject biedt winst voor alle deelnemende organisaties. Door
samenwerking wordt kennis opgebouwd van producten, markten en bedrijven,
waardoor transactiekosten en risico’s voor de deelnemende organisaties
verminderen en de professionaliteit van de inkoop toeneemt. Samengevat: minder
kosten, betere producten, minder risico’s en betere voorwaarden.
Mooie kans voor circulair
Omdat duurzaamheid hoog op de ambitiekalender staat in vele
coalitieakkoorden, zijn de mogelijkheden voor circulaire inkoop voor
kantoormeubilair onderzocht. In de circulaire economie bestaat afval niet.
Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van
producten en materialen te maximaliseren en waarde vernietiging te
minimaliseren. Producten blijven grondstof van de toekomst en behouden een (financiële)
waarde. Dit is anders dan in het
huidige lineaire systeem, waarin grondstoffen worden omgezet in producten die
aan het einde van hun levensduur veelal worden vernietigd.
“Een groot aantal van de bij Bizob aangesloten organisaties heeft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen ondertekend. Het is daarom logisch dat de uitgangspunten van Cradle tot Cradle en een circulaire economie zijn meegenomen in deze aanbesteding en telden voor meer dan 50% in de kwalitatieve gunning. Het doel was het creëren van een positieve footprint; een positieve bijdrage leveren voor mens en milieu. Dus niet het reduceren van de negatieve voetafdruk, want minder slecht is nog steeds niet goed!
Marloes Timmermans, Concern Inkoper van Bizob.
De circulaire economie in beeld
Als uitgangspunt voor circulaire inkoop is gekeken naar de rechterkant
(Techno cycle) van het model van de Ellen McArthur Foundation. Binnen de techno-cycle zijn
er verschillende niveaus van hergebruik. Hierbij geldt de vuistregel dat de
kleinste of binnenste cirkel, de voorkeur heeft boven grotere cycli, omdat deze
minder bewerkingsstappen, arbeid, energie en nieuw materiaal vragen om weer van
oorspronkelijk waarde zijn. In de aanbesteding lag de focus vooral op
onderhouden van de producten met recycling als laatste redmiddel wanneer er
geen mogelijkheid voor hergebruik zijn. Downcycling valt niet
tot de positieve footprint en was in deze aanbesteding niet
wenslijk.
Cradle tot cradle advies
C2C ExpoLAB is ingeschakeld voor een advies over de mogelijkheden voor
circulaire inkoop van kantoormeubilair. Het inkoopteam, bestaande uit een
afvaardiging vanuit de 14 gemeenten, formuleerde op basis van dit advies 5
aandachtsgebieden.
- De mate waarin de samenstelling van het product bekend is;
- Herkomst van materialen;
- De mate waarin verklaringen aanwezig zijn dat er geen gebruik wordt gemaakt van toxische stoffen uit de Banned List of Chemicals;
- Herbruikbaarheid en toegankelijkheid van materialen en componenten;
- Mogelijkheden voor upgrades, reparatie, hergebruik en refurbishment op product en component-niveau.
Door middel van een online vragenlijst, die de inschrijvers op de aanbesteding invulden, kreeg het inkoopteam inzicht tot in welke mate het meubilair voldoet aan de aandachtsgebieden.
Winnaar
Ahrend kwam als de leverancier met de beste prijs kwaliteitverhouding naar voren. Het meubilair dat is opgesteld in de shortlist (meest voorkomende producten) zijn allen voorzien van een materialenpaspoort. Met een materialenpaspoort wordt inzichtelijk welke materialen gebruikt zijn bij het maken van het kantoormeubilair, of er gebruik is gemaakt van circulaire grondstoffen en de mate waarin het meubilair gedemonteerd kan worden voor hergebruik. Hierdoor wordt het makkelijker om de materialen opnieuw te gebruiken en blijft er minder afval over. Daarnaast is in het contract opgenomen dat Ahrend het kantoormeubilair terugkoopt wanneer de gemeente besluit nieuwe meubilair aan te schaffen (koop-terugkoop). Dit ‘oude’ meubilair wordt op een circulaire manier hergebruikt.
