Bizob ontwikkelde samen met VNG in 2012 het eerste model inkoopbeleid, gebaseerd op de aanbestedingswet. Na een herziening in 2016, onderging het beleid vorig jaar opnieuw een grondige evaluatie. Onder leiding van Desirée van Laerhoven, aanbestedingsjuriste bij Bizob, werd een werkgroep samengesteld met vertegenwoordigers vanuit verschillende gemeenten. Linda Hogen Esch, senior medewerker services van de gemeente Gemert Bakel was een van de leden van de werkgroep.
Input van gemeenten
“Het was belangrijk dat gemeenten ook mee gingen denken aan het nieuwe format”, vertelt Desirée. “De versies uit 2012 en 2016 kwamen alleen van medewerkers van Bizob af. Daarnaast wilde ik niet alleen juristen in het team. We hebben nu eenmaal de reputatie van abstract en wollig taalgebruik. Vandaar dat ik ook heb aangeklopt bij beleidsmedewerkers van gemeenten. Zij kijken met een andere bril. Zo krijg je een goede mix van kennis en kom je tot een gedragen stuk van ons allemaal.”
Linda benadrukt het belang van deze aanpak: “Het is goed dat het inkoopbeleid regelmatig wordt herzien. Dat geeft meteen een aanleiding om het intern weer even onder de aandacht te brengen. Zeker in de huidige tijd met veel wisselingen in personeel. Desirée nam het voortouw met het eerste concept. Dat hebben wij vanuit de werkgroep allemaal vanuit onze eigen rol gelezen en beoordeeld. Hierbij hebben we gekeken naar bijvoorbeeld hoe werkbaar het stuk is, of er voldoende ruimte is voor lokale doelstellingen en waar het zwaartepunt ligt. Net zolang totdat we met z’n allen dachten dat we op de
inhoud een goed beleid hadden.”
“Inkoop is meestal geen hoofdtaak, maar wordt ‘erbij’ gedaan.
Dan is het heel prettig dat je kunt terugvallen op de professionals van Bizob.”
Linda Hogen Esch
Linda Hogen Esch, senior medewerker services gemeente Gemert Bakel (rechts)
Desirée van Laerhoven, aanbestedingsjuriste Bizob (links)
Verschillen met de vorige versie
“Het vorige inkoopmodel was vrij lineair”, legt Desirée uit. “We merkten dat de behoefte aan goed contractmanagement de afgelopen jaren is gestegen. ‘Krijg ik wel wat ik heb besteld?’ Het nieuwe model is daarom circulair; contractmanagement is het sluitstuk van het oude traject en meteen de start van
het nieuwe. Zo borg je of partijen ook waar maken wat ze hebben beloofd en kun je ervaringen meenemen als input voor je nieuwe contract. Een ander verschil is dat in het nieuwe beleid ruimte is voor lokaal maatwerk. Iedere organisatie heeft zijn eigen doelstellingen. Op het gebied van bijvoorbeeld duurzaamheid, inclusie en maatschappelijk verantwoord ondernemen. In het nieuwe beleid kan iedere
organisatie daar op haar eigen manier invulling aan geven.”
Inspelen op actualiteiten
“Je ziet dat de maatschappij verandert”, vult Linda aan. “Duurzaamheid wordt steeds belangrijker en ook andere zaken zoals inclusiviteit en biodiversiteit spelen een steeds grotere rol. Door het inkoopbeleid te actualiseren houdt Bizob de gemeenten scherp. Vaak zit inkoop verspreid in de organisatie. Het is geen hoofdtaak, maar wordt erbij gedaan. Dan ben je niet zo goed op de hoogte van wet- en regelgeving. Het is heel fijn dat je dan terug kunt vallen op de professionals van Bizob. Niet alleen intern, maar ook naar
ondernemers die verwachtingen hebben. Ik kan ze verwijzen naar ondernemersbijeenkomsten van Bizob waarin wordt uitgelegd waar wij als gemeenten aan moeten voldoen. Dan zie je dat wederzijds begrip toenemen. Dat is een hele mooie ontwikkeling.
Dit artikel is één van de acht verhalen uit het sociaal jaarverslag 2023 van Bizob: 20 jaar inkoopsamenwerking