Betere uitvraag door adviserende marktpartij
Voor gemeente Bladel vinden de laatste inkoopbesprekingen plaats voor de realisatie van de nieuwe Multifunctionele accommodatie (Mfa) in de dorpskern Hapert. Het gebouw moet onderdak bieden aan het gemeenschapshuis, de basisschool, de kinderopvang, het ouderensteunpunt, een kapel en de bibliotheek.
Bizob begeleidt het inkooptraject en gaf er een bijzondere twist aan: De aanbesteding is ingezet als pilot voor actiepunt 5 uit de landelijke actieagenda Beter aanbesteden. Hierbij wordt een marktpartij gevraagd om als adviserende partij aan te sluiten bij het inkoopteam en advies te geven over de uitvraag voordat deze gepubliceerd wordt. Om belangenverstrengeling te voorkomen mag de adviserende marktpartij vervolgens niet inschrijven op die specifieke aanbesteding. De Kok Bouwgroep uit Bergen op Zoom werd toegevoegd aan het inkoopteam gaf advies over de inhoud van de uitvraag.
Complexe aanbesteding
“Deze aanbesteding is alles behalve doorsnee”, vertelt Azra Ahmetovic, concern inkoper bij Bizob. “We hebben niet alleen te maken met nieuwbouw, maar ook een ingewikkelde verbouwing van de pastorie en het kerkgebouw, waarvoor de Monumentenwacht de opname van de bouwkundige staat heeft gedaan. Daarnaast zijn er zes hoofdgebruikers die straks een plaats krijgen in de nieuwe Mfa. Alle wensen en voorkeuren zijn geïnventariseerd en meegenomen in het ontwerp. De uitvraag werd door al deze aspecten erg complex. Om de kennis en expertise van de markt volop te benutten besloten we om functioneel te specificeren in de vorm van ‘Engineer & Construct’. Dit daagt de markt uit om voor een vast bedrag een inhoudelijk en kwalitatief zo goed mogelijke aanbieding te doen. Dit betekent ook dat de markt veel tijd, energie en creativiteit erin moet steken om het meest aantrekkelijk te zijn om de opdracht uit te voeren. We hebben gezocht naar de juiste balans tussen het bieden van invullingsvrijheid en de hoeveelheid werk dat het met zich meebrengt. ”
Ad van de Ven, projectleider bij de gemeente Bladel, was direct enthousiast over de nieuwe aanpak: “Door het inschakelen van De Kok Bouwgroep als adviserende marktpartij keken we letterlijk mee door de bril van de markt. Zo konden we ontdekken wat onze uitvraag interessant, minder interessant of zelfs niet uitvoerbaar maakt. En kregen we antwoord op vragen als: ‘Zijn er zaken die we vergeten?’ ‘Is de aanvraag uitdagend genoeg?’ ‘Welke risico’s zie je?’. Doordat de adviseur-aannemer voor publicatie van de stukken zijn commentaar gaf, konden we voorkomen dat we aanbiedingen zouden krijgen die wellicht wel voldoen op papier, maar niet aan onze verwachtingen.”
Ook Jeroen Bos, ontwikkelingsmanager bij Laride, ervaarde de inbreng van De Kok Bouwgroep als positief: “Om binnen dit complexe project de juiste balans te vinden tussen strakke kaders en ruimte laten voor de inbreng, kennis en expertise van de aannemer, is het inschakelen van een adviserende marktpartij heel waardevol. De bouw heeft op dit moment genoeg werk en ze kunnen kiezen wat ze aannemen. Dat maakt het belang van een aansprekende en duidelijke uitvraag nu groter dan ooit om goede aanbiedingen te krijgen.”
Objectief advies
Bouwend Nederland is nauw betrokken bij de actieagenda Beter aanbesteden en hielp bij het vinden van de juiste marktpartij: ”Het is belangrijk dat er een eerlijk, volledig en objectief advies wordt gegeven. Om dit te bereiken mag de adviserende marktpartij zelf niet inschrijven om de opdracht uit te voeren. Daarom hebben we een partij gevraagd van buiten de regio. In verband met de reisafstand is de opdracht dan niet interessant en is er voor deze adviserende aannemer dus geen belang bij de aanbesteding. Robbert van de Sande van De Kok Bouwgroep is met zijn jarenlange ervaring met soortgelijke projecten zeer geschikt en wilde hier graag aan meewerken,” vertelt Dennis Mollet, adviseur Markt en Overheid van Bouwend Nederland.
“Ik vind het belangrijk dat er op een eerlijke manier wordt aanbesteed,” licht Robbert van de Sande toe. “Daarmee bedoel ik dat het duidelijk is waar je op inschrijft en een goede kwaliteit kan leveren. We doen regelmatig mee met publieke aanbestedingen en ik merk soms dat er onrealistische eisen worden gesteld. Dat brengt dan risico’s met zich mee die weer van invloed zijn op de prijs. En als je ergens iets van vindt, is het belangrijk om ook bereid te zijn mee te werken aan de verbeteringen. Deze aanpak is een prima manier om het onderlinge begrip en kennisuitwisseling tussen de bouwsector en de overheid te verbeteren.”
Succesvol resultaat
De Kok Bouwgroep had een aantal
adviespunten, waaronder het nader duiden van de gevraagde
onderhoudswerkzaamheden en het betrekken van de gebruikers. Alle opmerkingen,
die vooral op het technische vlak zitten, zijn meegenomen in de
aanbestedingsdocumenten en gepubliceerd.
“Samenvattend hoopten we met deze nieuwe aanpak te bereiken dat een eventuele mismatch tussen de behoefte van de opdrachtgever en de mogelijkheden van de markt werd voorkomen,” vertelt Frank Weerheijm, Commodity manager Bizob. ”En dat is gelukt. De documenten die nu gepubliceerd zijn bleken goed aan te sluiten bij de kansen die de markt ons biedt.”
Maar liefst 16 partijen meldden zich als gegadigde aan en inmiddels zijn er vijf bedrijven geselecteerd voor deelname aan de gunningsfase. Deze aannemers gaan met het ontwerp aan de slag. In januari 2020 doen zij een concrete aanbieding voor de realisatie van de Mfa. Het beoordelingsteam beoordeelt dan de ontvangen inschrijvingen op basis van de opgestelde gunningscriteria. Uit deze beoordeling volgt wie de winnaar van de aanbesteding wordt. Deze winnaar kan in maart 2020 beginnen met de opdracht. Conform planning wordt de nieuwe Mfa in maart 2022 opgeleverd.
Vervolg
Gezien het succes van
deze pilot, verwacht Frank Weerheijm dan ook zeker een vervolg: “Het zou mij
niets verbazen als het betrekken van een adviserende marktpartij binnenkort
standaard wordt toegepast in een aanbesteding”.
Ontwerpen, gemaakt door Tarra architecten & stedenbouw:
