Specificeren is het nader beschrijven en vastleggen van de inkoopbehoefte in een vraagspecificatie voor de markt (ook wel bestek, aanbestedingsdocument of programma van eisen genoemd).
Het opstellen van specificaties luistert nauw. Op basis van de eisen en wensen die in de vraagspecificatie staan, kunnen ondernemers beoordelen of en hoe zij aan de inkoopbehoefte kunnen voldoen. De ondernemer die het beste voldoet aan de specificatie moet men (in beginsel) accepteren. Dit betekent dat de opdracht wordt gegund aan de ondernemer wiens inschrijving het beste tegemoet komt aan de specificatie.
Technische specificatie
Bij een technische specificatie worden alle technische eisen omschreven. Het is een gedetailleerde omschrijving waaraan de levering, dienst of werk moet voldoen: afmetingen, prestaties, eigenschappen, etc.
Functionele specificatie
Een aanbestedende dienst die meer gebruik wil maken van de kennis en ervaring van de marktpartijen en meer ruimte wil bieden voor innovatie, gebruikt functionele specificaties. Daarin staat omschreven wat het gebruiksdoel van werk of product is of wat is het beoogde resultaat van de dienst is? De inschrijver beschrijft hoe het resultaat bereikt wordt en geeft hier een prijs voor af.
Beleidsdoelen
Naast de technische of functionele (minimum)eisen waaraan de opdracht moet voldoen kan er in een specificatie ook een invulling worden gegeven aan beleidsdoelen van de organisatie, zoals de wens om duurzaam in te kopen of het betrekken van het lokale MKB. Ook uitvoeringsvoorwaarden kunnen worden opgenomen. Bijvoorbeeld het beperken van overlast voor de omgeving bij het uitvoeren van de opdracht of dat bij de uitvoering van de opdracht een zeker percentage werknemers betrokken moet worden met een afstand tot de arbeidsmarkt (social return).
Randvoorwaarden
Vanwege het grote belang van de specificatie geldt voor het opstellen daarvan een flink aantal wettelijke voorschriften, met name om te zorgen dat deze transparant is, non – discriminatoir en niet in strijd met het gelijkheidsbeginsel. De Aanbestedingswet 2012 wijst de Gids Proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aan.