Als de publieke sector iets wil inkopen, dan doen zij dit meestal door middel van een aanbesteding.
Waarom aanbesteden?
Door aanbesteden wordt de concurrentie tussen bedrijven gestimuleerd. Het is een transparante methode om overheidsinkopen te regelen. Alle betrokken partijen krijgen een gelijke kans om de opdracht te winnen.
Aanbestedingsprocedures
Er zijn vele aanbestedingsprocedures met eigen wettelijke en praktische regels, termijnen en kenmerken. De meest voorkomende vormen van aanbesteden zijn:
- Enkelvoudige Onderhandse inkoop: De opdrachtgever vraagt één ondernemer een offerte in te dienen (1 op 1).
- Meervoudige Onderhandse inkoop: De opdrachtgever vraagt een aantal ondernemingen een offerte in te dienen en kiest dan de meest passende aanbieder.
- Nationale openbare aanbesteding: De opdrachtgever publiceert de aanbesteding op TenderNed en iedereen mag zich inschrijven. De inschrijvingen worden beoordeeld op een aantal punten die vooraf vastliggen. De meest passende offerte wint en krijgt de opdracht.
- Nationale niet-openbare aanbesteding: De aanbesteding wordt gepubliceerd op TenderNed en iedereen mag zich aanmelden als gegadigde. Een aantal (meestal 5) worden geselecteerd op basis van vooraf opgestelde selectiecriteria. De geselecteerden mogen zich inschrijven. De inschrijvingen worden beoordeeld op een aantal punten die vooraf vastliggen. De meest passende offerte wint en krijgt de opdracht.
- Europese aanbesteding: Grote opdrachten die boven een bepaald drempelbedrag uitkomen, moeten Europees worden aanbesteed. Dat betekent dat deze opdrachten ook opengesteld en zichtbaar worden voor bedrijven uit andere Europese lidstaten. Ze worden dan ook op TED gepubliceerd, een Europees platform.
- Bestuurlijk aanbesteden: Binnen het sociaal domein wordt er vaak gekozen voor bestuurlijk aanbesteden. Het belangrijkste kenmerk van bestuurlijk aanbesteden is overleg tussen de gemeenten en aanbieders. De afspraken zoals die vast zijn gelegd in een overeenkomst kunnen aangepast worden gedurende de looptijd van het contract. Daarnaast staan de overeenkomsten open voor alle partijen die onder de daarin genoemde voorwaarden de betreffende ondersteuning kunnen leveren. Dit betekent dat er veel meer aanbieders – ook op een later moment dan de ingangsdatum van de contracten – gecontracteerd (kunnen) worden.
Aanbestedingsprocedure kiezen
De volgende criteria, afkomstig uit de Gids Proportionaliteit, worden gebruikt ter afweging van de keuze voor een aanbestedingsprocedure:
- omvang van de opdracht;
- transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;
- aantal potentiële inschrijvers;
- gewenst eindresultaat;
- complexiteit van de opdracht;
- type van de opdracht en het karakter van de markt.