De overgang van een traditionele archiefruimte vol dossiers naar een digitaal zaaksysteem is geen sinecure. Kempenplus bevond zich in zo’n situatie en dan ook nog in een werkomgeving waarin de mensen veel waarde hechten aan het bekende. Met behulp van een externe projectleider, een
technische expert én commoditymanager Rob van Unnik van Bizob, ging Sophie Tinnemans, manager Bedrijfsvoering van Kempenplus op zoek naar een geschikte partij om deze uitdaging op te pakken.
Niet meer van deze tijd
“Bij Kempenplus werkten we nog grotendeels op papier en ons oude systeem voldeed niet meer aan
de eisen van deze tijd”, vertelt Sophie. “Veiligheid speelde ook een belangrijke rol, net als de behoefte
aan meer flexibiliteit in het werken. Zeker nu we hybride werken steeds meer omarmen.”
Creëren van draagvlak
“De implementatie van een nieuw zaaksysteem betekende voor Kempenplus niet alleen een stap naar digitalisering, maar ook een transformatie van de werkcultuur binnen de organisatie”, legt Rob uit.
“Bij het zoeken naar een geschikte partij hebben we daarom extra focus gelegd op het creëren van draagvlak.”
“De benaderbaarheid en de korte lijntjes van Bizob
spreken ons enorm aan.”
Sophie Tinnemans
Sophie Tinnemans, manager Bedrijfsvoering Kempenplus (rechts)
Rob van Unnik, commoditymanager ICT Bizob (links)
Interne training
Sophie: “De overgang naar een zaaksysteem voelde als het temmen van een olifant met 28 poten. We
wisten eigenlijk niet waar we moesten beginnen. Dankzij de betrokken experts werd stukje bij beetje duidelijker hoe we de aanbesteding moesten insteken.” Drie partijen reageerden op de aanbesteding,” vult Rob aan. “Uiteindelijk is de keuze gemaakt voor de partij die de nadruk legde op interne opleiding en
training. Het was voor Kempenplus namelijk erg belangrijk dat de medewerkers een verandering in de
werkwijze zouden omarmen.”
Van archief tot bruine kroeg
“Ja, ik ben erg blij met de aanpak,” vertelt Sophie. “De samenwerking is heel prettig verlopen. In dit
traject lag de focus echt op de menselijke kant van de implementatie. Bizob heeft ons meegeholpen bij
het creëren van draagvlak binnen de organisatie en het voorkomen van weerstand. De archiefruimte staat
straks leeg en kan wat mij betreft worden omgebouwd tot bruine kroeg. Ik nodig jullie dan ook graag uit om een keer wat te komen drinken!”
Dit artikel is één van de acht verhalen uit het sociaal jaarverslag 2023 van Bizob: 20 jaar inkoopsamenwerking