Sinds 2020 evalueert Bizob standaard alle aanbestedingen. Dit initiatief ontstond naar aanleiding van de actieagenda ‘Beter aanbesteden’, dat aanbevelingen en concrete acties bevat om de aanbestedingspraktijk van de overheid te verbeteren.
We zijn ontzettend blij dat ruim 250 ondernemers de moeite namen om de vragenlijst in te vullen! Zo krijgen we meer inzicht in wat er goed gaat en wat juist beter kan. Bizob heeft alle ingevulde vragenlijsten geëvalueerd. De uitkomsten hiervan delen we graag met u.
Uitkomsten
Iedere ondernemer die een inschrijving heeft ingediend ontving na het doorlopen van de aanbesteding een uitnodiging om een evaluatie in te vullen. Daarin vroegen we naar hun mening over onder andere de inhoud van de aanbestedingsstukken, de antwoorden in de vragenronde(n), de beoordeling en de procedure zelf. Hieronder vindt u een overzicht van de resultaten:
Hoe beoordeelt u de aanbestedingsprocedure in het algemeen?
Hoe vond u de specificaties c.q. de (technische) omschrijving met bij behorende bijlagen opgesteld?
Hoe vond u de overige aanbestedingsdocumenten met betrekking op de aanbestedingsprocedure en het aanbestedingsproces opgesteld?
Hoeveel ruimte was er om met een passende oplossing te komen? Denk hierbij aan de ruimte die u had om bijvoorbeeld uw eigen ideeën, innovaties of duurzaamheid in uw aanbieding te verwerken?
Hoe vond u de antwoorden in de nota van inlichtingen?
Was het duidelijk wat u bij inschrijving moest indienen en hoe u dit moest doen?
In welke mate was het vooraf duidelijk hoe en waarop de inschrijvingen zouden worden beoordeeld?
In welke mate was de toelichting op de beoordeling van uw offerte duidelijk?
Open vragen
We kunnen concluderen dat we op veel punten goed scoren. Maar nog niet alles gaat goed. De meest waardevolle informatie halen we uit de open vragen, waarbij men zelf een antwoord kan typen. Daar wordt ook volop gebruik van gemaakt. We ontvangen veel bruikbare tips en verbeterpunten. Deze worden vervolgens teruggekoppeld aan onze concerninkopers, zodat zij bij een volgende aanbesteding er rekening mee kunnen houden.
Tips en verbeterpunten:
Een overzicht van de verbeterpunten en hoe Bizob deze heeft opgepakt:
- Antwoorden in de nota zijn te kort, dit mag wat uitgebreider en vriendelijker. Deze tip gaan we doorvoeren en onze antwoorden uitgebreider verwoorden.
- Planning: Doorlooptijden communiceren in de Open House tenders. Zeker omdat het vaak wat langer kan duren, vinden zorgverleners het fijn om te horen wanneer ze ongeveer een contract kunnen verwachten.
- In sommige aanbestedingen werd meer uitgevraagd dan noodzakelijk bleek. Dit leverde onnodig werk op en veel vragen. Bizob gaat er scherper op letten dat er geen overbodige zaken meer in de uitvraag staan.
We krijgen ook complimenten!
Dit doen we goed:
- Contractbeheer geeft snelle reactie op vragen en duidelijke antwoorden.
- Bizob geeft een uitgebreide motivatie bij een afwijzing. Dit wordt erg op prijs gesteld.
- Duidelijke aanbestedingsdocumenten met uitgebreide toelichting op bestaande en gewenste situatie.
- Het voorleggen van een praktijkcasus werd erg gewaardeerd.
- De planning is helder.
- De vragen uit de nota van inlichtingen worden serieus en duidelijk beantwoord.
- De aanbestedingsdocumenten van Bizob worden als laagdrempelig en toegankelijk ervaren door het MKB, vooral omdat de informatie zo kort mogelijk beschreven staat.
Vervolg
We willen graag iedereen die de enquête heeft ingevuld bedanken! Het is erg waardevol om alle aanbestedingen op deze manier te kunnen evalueren. We gaan daarom zeker door met het standaard evalueren van alle aanbestedingen.