Van het verwerken van een paspoortaanvraag tot het ophalen van gegevens uit het kadaster: een soepele gegevensuitwisseling is voor bijna iedere gemeentelijke afdeling een basisvoorwaarde om te kunnen functioneren. Dienst Dommelvallei beheert en onderhoudt voor de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel het complexe IT-netwerk dat hieronder ligt. Dit was toe aan optimalisatie. Aan het woord zijn informatieadviseur Henk Winnen van Dienst Dommelvallei en Sandra Kluytmans van het specialistische Bizob ICT-Team over de aanbesteding van een onzichtbare, maar omvangrijke operatie.
Aanleiding voor het project Vernieuwing Gegevensuitwisseling van Dienst Dommelvallei was een onderzoek naar het gegevensknooppunt. Henk: “Ons systeem was uitgegroeid tot een complex netwerk van softwareproducten van verschillende leveranciers. Het was niet langer beheerbaar. Dus wilden we naar één uniforme oplossing, met één leverancier.”
Uitgebreide verkenning
Om de kans op passende inschrijvingen te vergroten, koos het inkoopteam voor een grondige marktverkenning. Henk: “Om te toetsen of de markt kon bieden wat wij zochten, spraken we met alle grote spelers. Daarbij keken we ook of partijen in de toekomst wilden participeren in de ontwikkelrichting die wij voor ogen hadden. De inzet was immers een langdurig partnership.” Sandra: “Verder was zekerheid op het gebied van continuïteit belangrijk. Wanneer een leverancier werkt met onderaannemers en er ontstaan problemen in die keten, mag dit geen gevolgen hebben voor de dagelijkse bedrijfsvoering van de drie Dommelvallei gemeenten. In de gunningscriteria was continuïteit dan ook een van de thema’s.”
“Bizob was voor ons dé sparringpartner om in deze complexe aanbesteding tot een technisch en juridisch sterke uitvraag te komen. Juist de discussies op de momenten dat die twee perspectieven elkaar leken te bijten, maakten dit traject zo waardevol.”
Henk Winnen, informatieadviseur Dienst Dommelvallei (rechts op de foto)
Openhartoperatie
Met winnaar PinkRoccade Local Government is het Dienst Dommelvallei inmiddels gelukt achttien losse systemen terug te brengen naar één. Het aantal koppelingen werd teruggebracht van tachtig naar een twintigtal en de gegevensbeveiliging is vernieuwd, inclusief monitoring en logging van gebruikers. Henk: “Als je een medische vergelijking maakt, viel deze overgang naar de nieuwe infrastructuur in de categorie ‘openhartoperatie’: een ingrijpende operatie, waarbij veel mis kan gaan. Dit leverde vooraf best wat hoofdbrekens op, maar dat was tegelijkertijd de uitdaging.” Sandra: “De voorbereiding bevatte inderdaad pittige inhoudelijke discussies, maar deze werden altijd met respect voor elkaar en voor elkaars expertise gevoerd.”
Geruisloos geslaagd
Met de succesvolle overgang beschikt Dienst Dommelvallei nu over een toekomstbestendige voorziening voor gegevensuitwisseling. Henk: “Beheerstechnisch heeft het systeem een enorme kwaliteitsboost gekregen. Nu kunnen we incidenten voor zijn. Het mooie is dat, ondanks de omvang en complexiteit van dit project, de dagelijkse bedrijfsvoering al die tijd gewoon door heeft gelopen. Hier heeft het contract als uitkomst van de aanbesteding aan bijgedragen. Deze heldere basis maakte het mogelijk om samen met de leverancier te zorgen voor een geruisloze implementatie.”