De ideale ambulance

Eens in de zes jaar vervangt GGD BrabantZuidoost haar rijdende ambulances door nieuwe modellen. Dit jaar was het opnieuw zover. Omdat het hier een miljoeneninvestering betrof die bovendien Europees aanbesteed moest worden, schakelde de gemeentelijke gezondheidsdienst uit Brabant de hulp in van inkooppartner Bizob. Met concerninkoper Frans van Kempen ging Ruud van Driel, teammanager bedrijfsondersteuning ambulancezorg, de aanbestedingsuitdaging aan.

Alles bij elkaar ging het om 29 ambulances. Een flink aantal. Bovendien moest iedere ambulance voldoen aan een lijst van eisen en wensen. “Het betrof hier een gevoelige aanbesteding”, legt Ruud uit. “Omdat iedere gebruiker, chauffeur of verpleegkundige, een eigen visie heeft op wat werkt en wat niet. Ons ambulancepersoneel bestaat in totaal uit honderdzeventig medewerkers, dat zijn een heleboel meningen.” Om deze allemaal een stem te geven, werd er een gevarieerd inkoopteam geformeerd. Frans: “Met een team van negen mensen, van chauffeurs en verpleegkundigen tot wagenparkbeheerder, sparden we over de functionele specificaties. Zo kwamen we samen tot de ideale ambulance.”

Live presentaties van aanbieders

Om een helder beeld te krijgen bij de nieuwste ontwikkelingen en technologieën, besloot GGD BrabantZuidoost een aantal aanbieders uit te nodigen. Ruud: “Op basis van deze presentaties wisten we beter te trechteren waar de nieuwe ambulances aan moesten voldoen. Daarnaast hielp het ons de neuzen dezelfde kant op te krijgen.”

“De grootste uitdaging was het trechteren van alle wensen tot een aanbesteding die de beste ambulance voor iedere gebruiker opleverde. Samen wisten we de juiste partner aan ons te binden en tot een mooi resultaat te komen.”

Ruud van Driel, teammanager bedrijfsondersteuning ambulancezorg GGD Brabant-Zuidoost
(Links op de foto, in digitaal overleg met Frans van Kempen)

Mooi maatwerk

Die neuzen dezelfde kant op krijgen was, naast een aantal hersenkrakers, zoals de plaatsing van een tweede koelkast en het opbergen van de vacuümmatras, misschien wel de grootste uitdaging. Ruud: “Ik denk dat we heel tevreden mogen zijn met het eindresultaat. We hebben een aantal mooie verbeteringen weten door te voeren, zoals de positie van de verpleegkundigestoel. Dankzij een herindeling van de ambulance zit de verpleegkundige nu dichter bij de patiënt.” Frans vult aan: “Het ging hier om een Europese aanbesteding waar zowel Duitse, Spaanse als Nederlandse aanbieders op reageerden. Uiteindelijk hebben de juiste keuzes en een uitstekende samenwerking geleid tot een maatwerkproduct.”

Korte lijntjes

GGD Brabant-Zuidoost en Bizob trokken samen op. En met resultaat. Ruud: “Ondanks onze ervaring in het schrijven van aanbestedingen, schakelden we bewust hulp in. Frans fluisterde ons regelmatig tips in, zodat we niet te veel toeschreven naar een bepaalde partij. Er moest voldoende ruimte open worden gelaten om te reageren. We leunden wat dat betreft echt op Bizob. Verder werkten de korte lijntjes met Frans prettig en wist hij met zijn kennis voor ons het verschil te maken, ook binnen deze specifieke materie.