Ieder kwartaal organiseren Bizob en Bouwend Nederland een bijeenkomst in het kader van het landelijke programma Beter Aanbesteden en de uitrol van de intentieverklaring ‘Samenwerking bouw en gemeenten: ieder draagt zijn steentje bij.‘ Daarin ontmoeten opdrachtgevers en -nemers in de infrasector elkaar om over actuele thema’s te praten, zoals contractvormen, het afstemmen van vraag en aanbod en het borgen van duurzaamheid binnen een aanbesteding.
Op 28 november vond, onder leiding van dagvoorzitter Rick van Meel, de vierde kwartaalsessie van 2024 plaatst in de raadzaal van gemeente Bladel. Fons D’Haens, wethouder Ruimtelijke ordening van gemeente Bladel, opende de dag met een uiteenzetting van de mobiliteitsopgave van gemeente Bladel.
Veiligheid in de Bouw
Beatrice Dormans, Regiomanager Zuid Bouwend Nederland startte de bijeenkomst met een filmpje ‘Video leiderschap – veiligheid in de bouw 2024’ over het eerste thema van vandaag: ‘Veiligheid in de keten; verdere bewustwording en continue aandacht!’:
Er is geen alternatief voor veiligheid; niemand wil dat mensen moeten werken op een onveilige werkplek, of dat werkzaamheden leiden tot onveilige situaties. Opdrachtgevers en opdrachtnemers zijn hiervoor gezamenlijk verantwoordelijk. Samen brengen we, in vervolg op de kwartaalbijeenkomst van 7 maart 2024, veiligheid wederom onder de aandacht om de bewustwording te vergroten.
Borgen van veiligheid
Gerard Vrijhoeven, Projectleider Openbare Ruimte/Infra, Ontwikkeling en handhaving, vertelde over hoe hij in gemeente Nuenen zich sterk maakt voor veilig werken. Desirée van Laerhoven, Aanbestedingsjuriste Bizob, lichtte vervolgens toe hoe veiligheid ook juridisch meegenomen kan worden in de aanbesteding.
Er ontstond hierna een levendige discussie over waar in het proces de veiligheid geborgd kan worden. Is dit door in de ontwerpfase van een nieuw project alle betrokken partijen samen te brengen? Of ligt er een belangrijke taak bij de aannemers om zaken die worden uitgevraagd, die in de praktijk niet werken direct terug te koppelen naar de uitvrager. Vanuit de aannemerskant komt hierover de opmerking dat hiervoor dan wel genoeg reactietijd moet worden gegeven tijdens de aanbestedingsprocedure.
Consensus ontstaat over de regel: Als het niet veilig is, leg dan het werk stil! Ook als de planning, het budget of een belofte aan een wethouder hierdoor niet gehaald wordt! Ook in 2025 zal het thema veiligheid wederom aandacht verkrijgen. Het belang hiervan wordt omarmt door Infrabouwers, Bouwend Nederland, gemeenten en Bizob.
Samenwerken is essentieel voor veiligheid
Een ander punt waar iedereen het over eens lijkt te zijn is dat veiligheid voor een belangrijk deel afhankelijk is de samenwerking tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Rodney Heijmans, Regiomanager van BESIX Infra Nederland, vanuit de Infra-aannemers, Rikus Janken, Projectleider, vanuit de gemeente Deurne en Frank Weerheijm, Trainer | Coach, vanuit Bizob gingen hierover samen in gesprek om te kijken waar er op dit punt winst te behalen is.
Tijd blijkt weer een cruciaal element. Het gaat vaak om complexe trajecten waarbij er een strakke deadline gehanteerd wordt. Wanneer het bestek bijvoorbeeld drie weken later komt, dan geeft dit direct een probleem voor de planning van het aanbestedingsproces ten koste van de uitvoeringstijd. Is de aannemer in de uitvoering dan verantwoordelijk voor het halen van de deadline? Of moeten we flexibeler omgaan met tijd? Het belang van de deadline moet duidelijk gecommuniceerd worden. Is deze definitief omdat er een belangrijke subsidie aanhangt, dan moeten we samen naar een oplossing zoeken. Is het zomaar een bepaalde datum, dan kunnen we wellicht de planning opschuiven. Openheid is hierbij cruciaal.
Capaciteit en Continuïteit
Vervolgens gingen 4 deelgroepen aan de slag met het tweede thema van deze kwartaalsessie: ‘Efficiënt samenwerken met het oog op capaciteit en continuïteit’
Hoe kunnen we samen (nog) slimmer en efficiënter samenwerken met het oog op de krapte op de arbeidsmarkt? Wat kunnen we zelf beïnvloeden in de samenwerkingsvorm en hoe doen we zaken niet dubbel? Voor de opdrachtgever is zekerheid in de uitvoer van projecten van belang evenals het goed op de markt zetten van een aanbesteding. De infrabouwer zoekt continuïteit in zijn capaciteit en planning. Welk wensenlijstje hebben de opdrachtgevers en welke wensen hebben de infrabouwers en hoe brengen we dit samen?
Wensenlijst voor goede samenwerking
Vanuit de deelsessies kwamen we tot de volgende wensenlijst waarmee we de manier van samenwerken kunnen verbeteren:
- Hou je aan de planning!
- Contact: Het blijft mensenwerk, dus blijf in contact met elkaar. Contact boven contract.
- Gebruik ervaring waar het kan en leun op ‘oude’ manieren van werken.
- Durf te vernieuwen waar het moet en gooi ‘oude’ manieren weg wanneer ze niet bleken te werken.
- Deel je kennis: Niet alleen binnen je eigen organisatie, maar juist onderling tussen gemeenten, aannemers, ingenieurs en adviesbureaus. En haal informeel kennis op (marktconsultatie).
- Transparantie: Ben open over je budget, je aanpak, je (gebrek aan) kennis.
- Geef risico’s direct bij de start aan.
- Geef ruimte voor uitgebreide communicatie, bijvoorbeeld door een tweede nota van inlichtingen.
- Kondig werken aan en betrek aannemers in een eerder proces.
De boodschap verspreiden
Met deze aanbevelingen gaan de deelnemers van de kwartaalsessie direct aan de slag in hun dagelijkse werk. Maar daarmee zijn we er nog niet. De vertegenwoordiging in de kwartaalsessies van Bizob en Bouwend Nederland is slechts een kleine groep. We willen meer aanbestedende diensten en opdrachtnemers (ook de kleine) bereiken met deze belangrijke boodschap. Dus deel dit bericht gerust met uw netwerk!